Aktivitas Siklus Pengeluaran

Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran 

·         Memesan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)

·         Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)

·         Membayar barang, perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas Permintaan Pembelian Barang dan Jasa 

     Aktivtas permintaan pembelian barang dan jasa dilakukan dengan menggunakan dokumen Purchase Requisition. Dokumen ini berisi daftar pemesanan yang, meliputi tujuan pengiriman barang, tanggal pemesanan, nama dan jenis barang dan kuantitas pemesanan. Prosedurnya adalah tiap-tiap departemen diperbolehkan mengisi dokumen Purchase Requisition atas persetujuan dari manajernya. Setelah itu dokumen Purchase Requisition diserahkan ke departemen pembelian barang untuk dipesankan.

Hal ini dilakukan agar kebutuhan tiap-tiap departemen dapat terpenuhi dan juga merupakan pengendalian perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan pemesanan barang ke supplier.

Ada 2 jenis metode pengendalian persediaan atau perlengkapan yaitu:

a)      Metode Pengendalian Tradisional

Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]). Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.

b) Metode Pengendalian Altenatif

a. MRP (material requirement planning)

Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.

b. JIT (just in time)

Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.

Perbedaan mendasar antara system JIT dan MRP

– Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan, sehingga menghasilkan persediaan barang jadi.

– Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga

secara nyata meniadakan persediaan barang jadi dokumen

– Dokumen Permintaan Pembelian

Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini :

·         Peminta dan mengidentifikasi nomor barang

·         Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal

·         Dibutuhkan Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta
Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan 

Aktivitas Penerimaan dan Penyimpanan Barang dan Jasa 

Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli dilakukan dengan menggunakan dokumen Receiving Report. Dokumen ini berisi tentang pengakuan penerimaan barang dan jasa, yang meliputi tanggal diterimanya barang, jenis dan kuantitas barang yang telah diterima, asal pengiriman (Supplier), dan nomor Purchase Order.
     Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Faktur dengan Purchase Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah barang yang diterima telah sesuai dengan yang dikirim melebihi kuantitas yang dipesan, atau bahkan telah terjadi salah pengiriman, maka barang yang bersangkutan akan langsung dikembalikan kepada Supplier yang bersangkutan. Pada aktivitas ini juga mungkin dilakukan adanya retur/pengembalian atas barang yang rusak saat diterima.

    Setelah itu, Bagian gudang akan membuat dokumen Receive Report untuk mengakui pertambahan persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal mengakui pertambahan persediaan digudang berdasarkan Faktur. Dalam hal ini, hanya barang-barang yang terdapat dalam Purchase Order saja yang boleh diakui, sedangkan yang tidak sesuai langsung dikembalikan. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui barang apa saja yang telah diterima dan yang belum dikirim oleh Supplier.
Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.
Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:

·         Memutuskan apakah menerima pengiriman

·         Memeriksa jumlah dan kualitas barang

Aktivitas Pembayaran Atas Pembelian Barang dan Jasa 

Aktivitas Persetujuan Faktur dari Supplier

Aktivitas persetujuan dari Supplier dalam rangka pembayaran atas pembelian. Dilakukan dengan menggunakan dokumen Voucher Package. Dokumen ini berisi tanggal pembuatannya, tanggal pemmbayaran, serta jumlah harga barang dan jasa yang telah diterima berdasarkan Source Document yang ada meliputi Faktur, Purchase Order, dan Receiving Report.

Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Receiving Report dengan Purchase Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah semua barang yang dipesan sedah diterima/dikirim semua. Kemudian dibuatlah Voucher Package untuk memastikan jumlah harga yang harus dibayar kepada Supplier. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui berapa jumlah yang harus dibayar sesuai dengan jumlah barang yang telah diterima sesuai dengan kenyataannya

Tujuan tang usaha adalah untuk mensahkan pembayaran hanya untuk barang dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima.

Efisiensi pemrosesan dapat diperbaiki dengan:

• Meminta para pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui EDI atau melalui Internet.

• Penghapusan faktur vendor (pemasok). Pendekatan tanpa faktur ini disebut Evaluated Receipt Settlement (ERS).

Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor :

1. Sistem tanpa voucher.

2. Sistem Voucher.

Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa yang telah dilakukan dengan menggunakan dokumen pengeluaran kas. Dokumen ini berisi tanggal pembayarann, jumlah harga yang harus dibayar, beserta nomor Faktur. Pada saat jatuh tempo pembayaran, pihak Supplier akan mengih perusahaan sesuai dengan dokumen voucher Package. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui jumlah pengeluaran kas perusahaan.
Membayar faktur penjualan yang telah disetujui

·          Kasir menyetujui faktur

·          Gabungan dari faktur vendor dengan dokumen pendukungnya disebut : Bundel voucher

sumber : 
http://mudahbelajargrammar.blogspot.com/2012/11/pengertian-siklus-pengeluaran.html

Bagian Terkait dalam fungsi pengeluaran

Fungsi yang terkait dengan proses pengeluaran :

1.Gudang/Bagian Lain

2.Pembelian

3.Penerimaan

4.Hutang Dagang

5.Kasir/Pembayaran

6.Gudang

Pembelian terjadi karena adanya permintaan barang/bahan dari suatu bagian atau gudang karena persediaan yang ada habis. Bagian manapun dalam suatu organisasi dapat melakukan permintaan pembelian dengan mengeluarkan Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition/PR). Jika pesanan sudah datang dan sudah diperiksa oleh bag. Penerimaan, bag, Gudang akan menerima laporan penerimaan untuk disetujui, jika sudah disetujui maka laporan penerimaan barang tersebut akan diberikan ke bag. Pembelian.

–       Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan membuat laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap menerima tagihan.

–   Bagian pembelian yang menerima PR kemudian menerbitkan Purchase Order (PO) untuk dikirim ke pemasok terpilih. Selain dikirim ke pemasok, tembusannya dikirim ke bag. Penerimaan dan bag. Hutang Dagang.

–       Bagian Penerimaan

Bag. Penerimaan bertanggung jawab memeriksa kondisi barang yang diterima dan menyesuaikan antara Bill of Ladding yang terdapat pada barang yang dikirim dengan barang yang dipesan pada PO. Setelah diperiksa dan dibandingkan maka bag. Penerimaan harus membuat Laporan Penerimaan dan diberikan kepada bag. Gudang untuk meminta persetujuannya.

–       Bagian Hutang Dagang

Bagian Hutang Dagang menerima nota penerimaan, PO, PR, dan Faktur untuk dibandingkan dan kemudian membuat voucher pengeluaran kas yang akan diberikan kepada bagian Kasir. Selain kegiatan diatas dia juga melakukan kegiatan pencatatan kedalam jurnal dan buku besar.

–       Bagian Kasir

bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada pemasok sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh potongan tunai dan menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.

Setelah menerima voucher yang dilampiri oleh 4 dokumen dari bag. Hutang Dagang, Bag. Kasir mengeluarkan cek untuk pembayaran hutang.

Sumber

http://kalisasuhardi.blogspot.com/2013/01/aplikasi-siklus-pendapatan-pengeluaran.html

http://ahmatyudiansyah90.blogspot.com/2012/08/modul-sia-siklus-pengeluaran.html

http://rosmalindaamaliah.blogspot.com/2015/01/42-bagian-bagian-terkait-siklus.html

Definisi Siklus Pengeluaran beserta Diagram Konteks

               Siklus Pengeluaran (Spending cycle atau expenditure cycle) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

               Siklus pengeluaran melibatkan beberapa aktivitas yang berhubungan dengan pembelian bahan mentah, persediaan barang-barang dan jasa. Kegiatan ini termasuk mengidentifikasikandan mendokumentasikan semua pengeluaran uang, menyipakan order pembelian menerima kiriman barang dan mencatat persediaan.

Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini adalah untuk mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung didalamnya meliputi :

1.      Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan

2.      Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut adalah valid dan benar

3.      Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan

4.      Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan benar

5.      Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat

6.      Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di dalam buku besar utang usaha

7.      Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang sudah diotorisasi

8.      Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh

Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari :

a)Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut

b)      Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang

c)Memastikan validitas kewajiban pembayaran

d)     Menyiapkan pengeluaran kas

e)Mengelola utang usaha

f)    Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum

g)      Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan

·   Aktivitas Dalam Siklus Pengeluaran

Ada lima Aktivitas dasar dalam siklus pengeluaran (Gelinas 1998:474) yaitu sebagai berikut :

a)   Aktivitas permintaan pembelian barang atas kebutuhan barang dan jasa.

b)   Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli

c)   Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli

d)  Aktivitas persetujuan faktur dari supplier

e)   Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa

·   Diagram Konteks Siklus Pengeluaran

Sumber

https://elisaflorida.wordpress.com/2015/01/30/4-1-jelaskan-definisi-siklus-pengeluaran beserta-diagram-konteks/

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/9672/1/990503058.pdf