Bagian Terkait dalam fungsi pengeluaran

Fungsi yang terkait dengan proses pengeluaran :

1.Gudang/Bagian Lain

2.Pembelian

3.Penerimaan

4.Hutang Dagang

5.Kasir/Pembayaran

6.Gudang

Pembelian terjadi karena adanya permintaan barang/bahan dari suatu bagian atau gudang karena persediaan yang ada habis. Bagian manapun dalam suatu organisasi dapat melakukan permintaan pembelian dengan mengeluarkan Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition/PR). Jika pesanan sudah datang dan sudah diperiksa oleh bag. Penerimaan, bag, Gudang akan menerima laporan penerimaan untuk disetujui, jika sudah disetujui maka laporan penerimaan barang tersebut akan diberikan ke bag. Pembelian.

–       Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan membuat laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap menerima tagihan.

–   Bagian pembelian yang menerima PR kemudian menerbitkan Purchase Order (PO) untuk dikirim ke pemasok terpilih. Selain dikirim ke pemasok, tembusannya dikirim ke bag. Penerimaan dan bag. Hutang Dagang.

–       Bagian Penerimaan

Bag. Penerimaan bertanggung jawab memeriksa kondisi barang yang diterima dan menyesuaikan antara Bill of Ladding yang terdapat pada barang yang dikirim dengan barang yang dipesan pada PO. Setelah diperiksa dan dibandingkan maka bag. Penerimaan harus membuat Laporan Penerimaan dan diberikan kepada bag. Gudang untuk meminta persetujuannya.

–       Bagian Hutang Dagang

Bagian Hutang Dagang menerima nota penerimaan, PO, PR, dan Faktur untuk dibandingkan dan kemudian membuat voucher pengeluaran kas yang akan diberikan kepada bagian Kasir. Selain kegiatan diatas dia juga melakukan kegiatan pencatatan kedalam jurnal dan buku besar.

–       Bagian Kasir

bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada pemasok sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh potongan tunai dan menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.

Setelah menerima voucher yang dilampiri oleh 4 dokumen dari bag. Hutang Dagang, Bag. Kasir mengeluarkan cek untuk pembayaran hutang.

Sumber

http://kalisasuhardi.blogspot.com/2013/01/aplikasi-siklus-pendapatan-pengeluaran.html

http://ahmatyudiansyah90.blogspot.com/2012/08/modul-sia-siklus-pengeluaran.html

http://rosmalindaamaliah.blogspot.com/2015/01/42-bagian-bagian-terkait-siklus.html

Definisi Siklus Pengeluaran beserta Diagram Konteks

               Siklus Pengeluaran (Spending cycle atau expenditure cycle) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

               Siklus pengeluaran melibatkan beberapa aktivitas yang berhubungan dengan pembelian bahan mentah, persediaan barang-barang dan jasa. Kegiatan ini termasuk mengidentifikasikandan mendokumentasikan semua pengeluaran uang, menyipakan order pembelian menerima kiriman barang dan mencatat persediaan.

Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini adalah untuk mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung didalamnya meliputi :

1.      Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan

2.      Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut adalah valid dan benar

3.      Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan

4.      Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan benar

5.      Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat

6.      Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di dalam buku besar utang usaha

7.      Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang sudah diotorisasi

8.      Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh

Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari :

a)Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut

b)      Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang

c)Memastikan validitas kewajiban pembayaran

d)     Menyiapkan pengeluaran kas

e)Mengelola utang usaha

f)    Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum

g)      Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan

·   Aktivitas Dalam Siklus Pengeluaran

Ada lima Aktivitas dasar dalam siklus pengeluaran (Gelinas 1998:474) yaitu sebagai berikut :

a)   Aktivitas permintaan pembelian barang atas kebutuhan barang dan jasa.

b)   Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli

c)   Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli

d)  Aktivitas persetujuan faktur dari supplier

e)   Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa

·   Diagram Konteks Siklus Pengeluaran

Sumber

https://elisaflorida.wordpress.com/2015/01/30/4-1-jelaskan-definisi-siklus-pengeluaran beserta-diagram-konteks/

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/9672/1/990503058.pdf

Elemen Pengedalian Internal Menurut COSO

Komponen pengendalian internal menurut  COSO adalah :

1.      Lingkungan pengendalian (control environment). Faktor-faktor lingkungan pengendalian mencakup integritas, nilai etis, dan kompetensi dari orang dan entitas, filosofi manajemen dan gaya operasi, cara manajemen memberikan otoritas dan tanggung jawab serta mengorganisasikan dan mengembangkan orangnya, perhatian dan pengarahan yang diberikan oleh board.

2.      Penaksiran risiko (risk assessment). Mekanisme yang ditetapkan untuk mengindentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko-risiko yang berkaitan dengan berbagai aktivitas di mana organisasi beroperasi.

3.      Aktivitas pengendalian (control activities). Pelaksanaan dari kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang ditetapkan oleh manajemen untuk membantu memastikan bahwa tujuan dapat tercapai.

4.      Informasi dan komunikasi (informasi and communication). Sistem yang memungkinkan orang atau entitas, memperoleh dan menukar informasi yang diperlukan untuk melaksanakan, mengelola, dan mengendalikan operasinya.

5.      Pemantauan (monitoring). Sistem pengendalian internal perlu dipantau, proses ini bertujuan untuk menilai mutu kinerja sistem sepanjang waktu. Ini dijalankan melalui aktivitas pemantauan yang terus-menerus, evaluasi yang terpisah atau kombinasi dari keduanya.

Sumber

http://keuanganlsm.com/definisi-pengendalian-internal-versi-coso/

Pengertian Pengendalian Intern Versi COSO

pengendalian internal menurut COSO pada tahun 1992 yaitu suatu proses yang melibatkan dewan komisaris, manajemen, dan personil lain, yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga tujuan (Efektivitas dan efisiensi operasi, keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
Pengendalian internal memiliki lima komponen yaitu :

1. Lingkungan Pengendalian

   Lingkungan pengendalian ini amat penting karena menjadi dasar keefektifan unsur-unsur pengendalian intern yang lain. Adapun faktor yang membentuk lingkungan pengendalian meliputi ;

Integritas dan nilai etika

Komitmen terhadap kompetensi

Dewan direksi dan komite audit

Filosofi dan gaya operasi manajemen

Struktur organisasi

Penetapan wewenang dan tanggung jawab

Kebijakan dan praktik sumberdaya manusia

2. Penialaian Risiko

    Mekanisme yang ditetapkan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko-risiko yang berkaitan dengan berbagai aktivitas dimana organisasi beroperasi. Berkaitan dengan penilaian risiko, manajemen juga harus mempertimbangkan hal-hal khusus yang dapat muncul dari perubahan kondisi, seperti

Perubahan dalam lingkungan operasi

Personel baru

Sistem informasi yang baru atau dimodifikasi

Pertumbuhan yang cepat

Teknologi baru

Lini, produk, atau aktivitas baru

Pernyataan akuntansi

3. Informasi dan Komunikasi

   Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen penting dari pengendalian internal perusahaan, sebab sistem ini memungkinkan entitas memperoleh informasi yang diperlukan untuk menjalankan, mengelola, dan mengendalikan operasi perusahaan.

4. Aktivitas Pengendalian

    Ini ditetapkan untuk menstandarisasi proses kerja untuk menjamin tercapainya tujuan perusahaan dan mencegah terjadinya hal-hal yang tidak beres /salah. Aktivitas pengendalian ini dapat dikategorikan melelui :

Pemisahan tugas

Bermanfaat untuk mencegah adanya tindak kecurangan.

Pengendalian pemrosesan informasi

Pengendalian fisik

Review kerja

5. Pemantauan

    Sistem pengendalian intern yang dipantau maka kekurangan dapat ditemukan dan efektifitas pengendalian meningkat. Pemantauan / monitoring penting karena berkaitan dengan pencapaian target/tujuan.

Sumber

http://opiandriantyzefry.blogspot.co.id/2013/12/pengendalian-intern-versi-coso.html

Penjelesan Tentang COBIT(Control Objective for Information & Related Technology)

Control Objective for Information & Related Technology (COBIT) 

COBIT, adalah sebuah kerangka kerja yang dibuat oleh ISACA untuk Information Technology (IT)management dan IT governance. COBIT adalah sebuah toolset pendukung yang memungkinkan manajer untuk menjembatani kesenjangan antara persyaratan kontrol, masalah teknis dan risiko bisnis.

Pedoman COBIT memungkinkan perusahaan untuk mengimplementasikan pengaturan TI secara efektif dan pada dasarnya dapat diterapkan di seluruh organisasi dan merupakan standar yang dinilai paling lengkap dan menyeluruh sebagai framework IT audit karena dikembangkan secara berkelanjutan oleh lembaga swadaya profesional auditor yang tersebar di hampir seluruh negara. Dimana di setiap negara dibangun chapter yang dapat mengelola para profesional tersebut.

Komponen COBIT

·   Framework: Mengatur tata kelola TI tujuan dan praktek yang baik oleh TI domain dan proses, dan menghubungkan mereka dengan kebutuhan bisnis. 

·   Process descriptions: Sebuah proses referensi model dan bahasa yang umum bagi semua orang dalam sebuah organisasi. Peta proses untuk wilayah tanggung jawab merencanakan, membangun, menjalankan dan memantau. 

·   Control objectives: Menyediakan satu set lengkap persyaratan tingkat tinggi untuk dipertimbangkan oleh manajemen untuk kontrol yang efektif dari setiap proses TI. 

·   Pedoman manajemen: Bantuan tanggung jawab menetapkan, menyepakati tujuan, mengukur kinerja, dan menggambarkan hubungan timbal balik dengan proses lainnya. 

·   Maturity models: Menilai kematangan dan kemampuan per proses dan membantu untuk mengatasi kesenjangan.

Kerangka Kerja COBIT

·   Control Objectives: Terdiri atas empat tujuan pengendalian tingkat-tinggi (high-level control objectives) yang terbagi dalam empat domain, yaitu: Planning & Organization,Acquisition & Implementation, Delivery & Support, dan Monitoring & Evaluation. 

·   Audit Guidelines: Berisi sebanyak 318 tujuan-tujuan pengendalian yang bersifat rinci (detailed control objectives) untuk membantu para auditor dalam memberikanmanagement assurance dan/atau saran perbaikan.

·   Management Guidelines: Berisi arahan, baik secara umum maupun spesifik, mengenai apa saja yang harus dilakukan.

Sumber

http://en.wikipedia.org/wiki/COBIT

Penjelasan Tentang COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission)

Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, atau disingkat COSO, adalah suatu inisiatif dari sektor swasta yang dibentuk pada tahun 1985. Tujuan utamanya adalah untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang menyebabkan penggelapan laporan keuangan dan membuat rekomendasi untuk mengurangi kejadian tersebut. COSO telah menyusun suatu definisi umum untuk pengendalian, standar, dan kriteria internal yang dapat digunakan perusahaan untuk menilai sistem pengendalian mereka.

COSO disponsori dan didanai oleh 5 asosiasi dan lembaga akuntansi profesional; American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), American Accounting Association (AAA), Financial Executives Institute (FEI), The Institute of Internal Auditors (IIA) dan The Institute of Management Accountants (IMA).

Walaupun disponsori sama 5 professional association, tapi pada dasarnya komisi ini bersifat independen dan orang2 yang duduk di dalamnya berasal dari beragam kalangan: industri, akuntan publik, Bursa Efek, dan investor. Nama ‘Treadway’ sendiri berasal dari nama ketua pertamanya yaitu James C. Treadway, Jr. Komisi ini mengeluarkan report pertamanya pada 1987. Isi reportnya di antaranya adalah merekomendasikan dibuatnya report komprehensif tentang pengendalian internal (integrated guidance on internal control). Makanya terus dibentuk COSO, yang kemudian bekerjasama dengan Coopers & Lybrand (Ehm, kira2 bisa dibilang mbahnya PwC gitu) untuk membuat report itu.

Coopers & Lybrand mengeluarkan report itu pada 1992, dengan perubahan minor pada 1994, dengan judul ‘Internal Control – Integrated Framework’. Report ini berisi definisi umum internal control dan membuat framework untuk melakukan penilaian (assessment) dan perbaikan (improvement) atas internal control. Gunanya report ini salah satunya adalah untuk mengevaluasi FCPA compliance di suatu perusahaan.
Poin penting dalam report COSO ‘Internal Control – Integrated Framework’ (1992):
Definisi internal control menurut COSO

Suatu proses yang dijalankan oleh dewan direksi, manajemen, dan staff, untuk membuat reasonable assurance mengenai:

• Efektifitas dan efisiensi operasional
• Reliabilitas pelaporan keuangan
• Kepatuhan atas hukum dan peraturan yang berlaku

Menurut COSO framework, Internal control terdiri dari 5 komponen yang saling terkait, yaitu:
• Control Environment
• Risk Assessment
• Control Activities
• Information and communication
• Monitoring

Di tahun 2004, COSO mengeluarkan report ‘Enterprise Risk Management – Integrated Framework’, sebagai pengembangan COSO framework di atas. Dijelaskan ada 8 komponen dalam Enterprise Risk Management, yaitu:

• Internal Environment
• Objective Setting
• Event Identification
• Risk Assessment
• Risk Response
• Control Activities
• Information and Communication
• Monitoring

 Sumber

https://id.wikipedia.org/wiki/COSO

 http://mukhsonrofi.wordpress.com/2008/10/14/pengertian-atau-definisi-coso/

Hambatan pasif dan contohnya

Setelah membahas tentang hambatan aktif yang ada di dalam suatu sistem informasi, maka tidaklah heran kalau ada yang namanya hambatan pasif. Hambatan pasif ini biasanya mencakup kegagalan sistem, kesalahan manusia dan bencana alam.

Kegagalan Sistem

Kegagalan sistem ini terdiri dari antara lain:

• Gangguan listrik
• Kegagalan peralatan
• Kegagalan fungsi perangkat lunak

Kesalahan Manusia

Hambatan pasif yang disebabkan oleh kegagalan manusia yaitu antara lain :

• Kesalahan pemasukan data
• Kesalahan penghapusan data
• Kesalahan operator (kesalahan memberikan label pada pita magnetik)

Bencana Alam

Hambatan pasif yang terjadi karena bencana alam memang tidaklah bisa dihindari dan diduga karena bisa saja terjadi sewaktu-waktu tanpa kita sadari. Contohnya yaitu :

• Gempa Bumi
• Banjir
• Kebakaran
• Perang
• Dsb

 

Sumber

http://razzone-azhari.blogspot.co.id/2014/10/penjelasan-tentang-hambatan-pasif-dan.html

http://brisingrraudhr.blogspot.com/2012/11/hambatan-pasif-dan contohnya.html